Privacyverklaring

Als u bij Woningstichting Samenwerking klant bent of werkt, kunt u erop vertrouwen dat Samenwerking rekening houdt met uw privacy en zorgvuldig omgaat met uw gegevens. Privacy gaat over uw persoonlijke levenssfeer en uw persoonsgegevens zeggen daar wat over. Om die reden gebruikt en beveiligt Woningstichting Samenwerking Vlaardingen uw persoonsgegevens volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring leest u welke gegevens wij van u gebruiken, waarom en waarvoor, met wie wij deze delen en hoe u dit zelf kunt controleren. Zo weet u precies hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan.
 

Waarvoor hebben wij uw persoonsgegevens nodig?
Huurt u een woning bij ons, dan geeft u ons uw persoonsgegevens. Wij gebruiken deze gegevens vanwege een of meerdere van de volgende redenen:

  1. Voor uw huurovereenkomst;
  2. voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen;
  3. omdat wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben

 

Welke persoonsgegevens hebben wij van u nodig?
Hieronder leest u per reden welke persoonsgegevens wij nodig hebben met daarbij enkele voorbeelden waarvoor. Indien u bepaalde gegevens niet kunt of wilt verstrekken verzoeken wij u contact op te nemen met ons om samen te kijken naar de gevolgen en een eventuele oplossing. Zie onze contactgegevens verderop in deze privacyverklaring.

1. Voor uw huurovereenkomst

Samenwerking ontvangt de eerste persoonsgegevens van potentiele huurders rechtstreeks of via verschillende organisaties. Het gaat hier om Woonnet Rijnmond, de Zonnehuisgroep, Stichting Urgentiebepaling Woningzoekenden Rijnmond en Centraal Orgaan opvang Asielzoekers en de gemeente. Zodra u voor een woning van Samenwerking in aanmerking komt hebben wij minimaal de volgende gegevens van u nodig om contact met u op te nemen:

Persoonsgegevens

Heeft Samenwerking bijvoorbeeld nodig:

Naam, (correspondentie)adres, woonplaats

Zodat u van ons bericht kunt ontvangen over woningtoewijzing.

Geboortedatum en gewenste aanspreektitel

Om op basis van uw leeftijd een passende woning toe te wijzen, bijvoorbeeld 55+ woningen. En om u op passende wijze aan te spreken.

Telefoonnummer en emailadres

Om vlot met u te kunnen communiceren.

 Afhankelijk van hoe u bij Samenwerking terechtkomt is het mogelijk dat er aanvullende gegevens worden opgevraagd.


Mogen wij u na ons eerste contact verwelkomen als nieuwe huurder en sluit u een huurovereenkomst met ons, dan hebben we ook van u nodig:

Persoonsgegevens

Heeft Samenwerking bijvoorbeeld nodig:

IBAN bankrekeningnummer

Voor het incasseren van de maandelijkse huur.

Inkomensverklaring, verhuurdersverklaring of andere verklaring voor passende toewijzing en aantal personen in een huishouden

Voor reguliere huurders hebben wij een inkomensverklaring nodig om een passende woning te kunnen toewijzen. Voor studenten hebben wij een verklaring van inschrijving aan een instelling voor hoger onderwijs nodig en voor statushouders een verklaring van het COA nodig.


Ook moet u bij het aangaan van de huurovereenkomst een geldig identiteitsbewijs tonen aan een medewerker van Samenwerking. Wij toetsen deze op echtheid en vragen u een verklaring te ondertekenen. Wij maken echter geen kopie van uw identiteitsbewijs en slaan het ook niet op.

Soms hebben wij ook meer gevoelige persoonsgegevens van u nodig:

Categorieën bijzondere persoonsgegevens

Heeft Samenwerking bijvoorbeeld nodig:

Zorgzwaarte en uw zorgaanbieder

Zodat wij u een passende woning kunnen geven

 

2. Omdat wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben

In enkele gevallen heeft Samenwerking persoonsgegevens nodig, vanwege een “gerechtvaardigd belang’’. Dit betekent dat een afweging wordt gemaakt tussen de privacy van een huurder en het belang van Samenwerking. Als bijvoorbeeld meerdere buurtbewoners hinder ondervinden van een andere huurder is het belang van Samenwerking groter dan dat van de huurder die de hinder veroorzaakt. In zo’n geval heeft Samenwerking het recht om het gedrag van de veroorzakende huurder te monitoren door overlastmeldingen te registreren, zodat de leefbaarheid in de buurt gewaarborgd wordt. U kunt bezwaar maken tegen de belangenafweging bij de afdeling woondiensten van Samenwerking of bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie verder bij ‘welke rechten heeft u als het gaat om persoonsgegevens’?

Op basis van de belangenafweging worden de volgende persoonsgegevens vastgelegd:

Persoonsgegevens

Heeft Samenwerking nodig:

Strafrechtelijke gegevens

Om fraude te bestrijden en de veiligheid in de buurt te bewaken.

Overlastmeldingen

Om fraude te bestrijden en de leefbaarheid in de buurt te bewaken. Of voor juridische geschillen.

Samenwerking beveiligt deze gevoelige persoonsgegevens extra streng. Slechts enkele medewerkers hebben toegang tot deze gegevens en de gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.

Overlastmeldingen worden niet rechtstreeks via de huurder in kwestie verzameld, maar komen van een overlastmelder. Dit is mogelijk een signalerende buurtbewoner, hulpverlener, aannemer of een medewerker van Samenwerking.
Verder zijn we verplicht om te melden dat wij uw gegevens niet gebruiken ten behoeve van geautomatiseerde besluitvorming of profiling.


Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Samenwerking bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Als u bij ons vertrekt als huurder verwijderen wij uw persoonsgegevens zodra alle lopende zaken zoals openstaande rekeningen afgehandeld zijn. In sommige gevallen zijn wij genoodzaakt uw persoonsgegevens langer te bewaren, maar nooit langer dan de geldende wettelijke bewaartermijnen. Bewaartermijnen zijn in afzonderlijke wetten geregeld en worden door Samenwerking gehanteerd.


Met wie delen wij uw persoonsgegevens en waarvoor?
Samenwerking deelt uw persoonsgegevens met externe partijen vanwege de genoemde drie redenen. Hieronder worden de categorieën van ontvangers genoemd met daarbij welke persoonsgegevens zij ontvangen en de reden waarom.
 

Aannemers

Om uw huurovereenkomst uit te voeren delen wij bepaalde persoonsgegevens met aannemers. Zijn er bijvoorbeeld werkzaamheden (reparaties of onderhoud) nodig aan uw woning? Dan doen onze vaste aannemers deze werkzaamheden vaak voor ons. Om de werkzaamheden te kunnen doen, geven wij onze aannemer uw naam, adres, telefoonnummer en/of e-mailadres. De aannemer kan dan een afspraak met u maken. Onze aannemers krijgen alleen de gegevens die nodig zijn om een afspraak met u te kunnen maken.
 

Leden van Lokaal Zorgnetwerk en overige belangenbehartigers

Om de veiligheid en de leefbaarheid in de buurt te bewaken worden bepaalde persoonsgegevens uitgewisseld met aangesloten instanties van het Lokaal Zorgnetwerk, op grond van het gerechtvaardigde belang. Samenwerking deelt uitsluitend op aanvraag specifieke persoonsgegevens. Gaat het bijvoorbeeld om een zorgkwestie, dan ontvangen uitsluitend de aangesloten zorgpartners de persoonsgegevens. Bovendien ontvangen zij alleen de hoogstnoodzakelijke gegevens. Met de aangesloten instanties van het Lokaal Zorgnetwerk zijn duidelijke afspraken gemaakt om de privacy van betrokkenen te beschermen. Deze afspraken gaan over de omgang met persoonsgegevens en zijn vastgelegd in een convenant.

Het Lokaal Zorgnetwerk is een samenwerkingsverband van hulp- en dienstverlenende instanties, gecoördineerd door de gemeente.
 

Overige partners en leveranciers

Naast bovenstaande partijen waarmee Samenwerking persoonsgegevens uitwisselt zijn er ook nog anderen. Te denken valt aan IT partijen, mailingsdiensten, accountants, makelaars en advocaten. Er worden nooit meer gegevens verstrekt dan noodzakelijk en waar nodig sluiten we overeenkomsten af waarin beveiligingsafspraken worden opgenomen.
 

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Samenwerking beveiligt uw persoonsgegevens door ervoor te zorgen dat niemand onnodig toegang heeft tot uw persoonsgegevens. Onze medewerkers hebben unieke toegewezen bevoegdheden om slechts de noodzakelijke persoonsgegevens in te zien voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Verder probeert Samenwerking uw persoonsgegevens te beschermen door indringers buiten te houden door zowel de fysieke als digitale toegang te beveiligen. Als Samenwerking persoonsgegevens deelt met een externe partij zorgen wij ervoor dat deze partijen hetzelfde veiligheidsniveau waarborgen. Bovendien sluiten we een privacy-overeenkomst af met deze partijen. De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan organisaties uit landen buiten de EU.


Meldplicht datalekken
Indien onbedoeld en ondanks alle genomen beveiligingsmaatregelen toch gegevens in handen van een niet geautoriseerde derde valt (bijvoorbeeld door een hack of een andere vorm van een gegevenslek) en dit tot ernstige nadelige gevolgen leidt voor de bescherming van persoonsgegevens dan melden wij dit, conform de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens,  bij de Autoriteit. Indien het datalek ook ongunstige gevolgen heeft voor uw persoonlijke levenssfeer dan melden wij dit ook aan u.
 

Welke rechten heeft u als het gaat om uw persoonsgegevens?
Als klant van Samenwerking heeft u meerdere rechten als het gaat om uw persoonsgegevens. Hiermee kunt u zelf de controle houden over uw eigen persoonsgegevens. Met deze rechten kunt u bijvoorbeeld de persoonsgegevens die Samenwerking van u heeft inzien, corrigeren of laten verwijderen. U heeft de volgende rechten:

Informatie

U heeft het recht op informatie; dat betekent dat Samenwerking verplicht is om nieuwe en bestaande klanten duidelijk te informeren over hoe er omgegaan wordt met de persoonsgegevens. Samenwerking kiest ervoor om dat door middel van deze privacyverklaring te doen waarbij er op aanvraag altijd extra informatie verschaft wordt.

Inzage

U heeft recht op inzage in uw eigen persoonsgegevens die Samenwerking gebruikt. Hierbij heeft u geen recht op inzage in informatie over anderen. Uitsluitend uw eigen persoonsgegevens worden met u gedeeld. Bovendien kunt u het overgrote deel van uw persoonsgegevens zelf inzien via uw MijnSamenwerking-account op het klantportaal van Samenwerking.

Correctie

Als klant/huurder kunt u verzoeken om uw persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen in het geval uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Hierbij moet u duidelijk aangeven welke gegevens om welke redenen moeten worden aangepast. Het recht kan niet worden gebruikt om meningen of onderzoeksresultaten te wijzigen.

Verwijdering

Samenwerking is verplicht uw persoonsgegevens te wissen na het verlopen van de bewaartermijn of als wij uw gegevens niet langer nodig hebben. Daarnaast kunt u zelf een verzoek tot verwijdering indienen. Samenwerking zal overgaan tot verwijdering van uw persoonsgegevens indien uw bezwaar tegen het gebruik van uw persoonsgegevens gegrond is.

Bezwaar

U heeft de mogelijkheid om zich te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens die verzameld zijn op basis van het gerechtvaardigde belang. Als u het oneens bent met de gemaakte belangenafweging kunt u van Samenwerking verlangen dat we de afweging nogmaals maken. U dient hierbij het bezwaar op een specifieke situatie te baseren en niet op algemene of principiële bezwaren.

Beperking

In bepaalde gevallen kunt u gebruik maken van uw recht op beperking van de verwerking. Dit recht gaat samen met een van de volgende rechten: correctie, verwijdering of bezwaar. U heeft bijvoorbeeld het recht om het gebruik van incorrecte gegevens te laten beperken, zolang deze niet worden gecorrigeerd door Samenwerking. Samenwerking mag pas verdergaan met het gebruiken van de gegevens nadat de correctie is doorgevoerd.

Dataportabiliteit

Samenwerking verstrekt op verzoek uw persoonsgegevens ten behoeve van gegevensoverdracht. Zo kunt u bijvoorbeeld de gegevens eenvoudig overdragen in het geval u huurder wordt bij een andere verhuurder. U krijgt uw gegevens aangeleverd in een overdraagbaar bestandsformaat of wij dragen deze over aan een organisatie naar keuze.
 

Verzoek indienen
Als u bovenstaande rechten wilt uitoefenen kunt u hiervoor een verzoek indienen bij Samenwerking. Voordat Samenwerking uw inzageverzoek in behandeling neemt, vragen wij u zich te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Na het indienen van uw verzoek streven wij ernaar om u binnen een maand te informeren en indien mogelijk het verzoek af te handelen. Mocht dit niet lukken dan informeren wij u tijdig over de redenen van de vertraging, welke uiterlijk twee maanden zal zijn.

Het indienen van een verzoek is kosteloos en, in het geval van het inzageverzoek, is het verstrekken van één kopie van uw gegevens ook kosteloos. Bij meerdere kopieën worden administratiekosten in rekening gebracht. Bij een inzage of dataportabiliteit kunt u de kopieën bij ons op kantoor afhalen na tonen van een geldig identiteitsbewijs.

Samenwerking behoudt het recht om een verzoek af te wijzen, bijvoorbeeld wanneer binnen een bepaalde periode meermaals eenzelfde verzoek wordt ingediend. Dit is ook van toepassing op andere verzoeken. Samenwerking laat binnen een maand weten waarom uw verzoek is afgewezen. Als u zich niet kunt vinden in de afwijzing kunt terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens of naar de rechter stappen.


Vragen of contact opnemen met betrekking tot privacy?
Samenwerking vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent. We verzoeken u om in dat geval contact met ons op te nemen. U bereikt ons telefonisch op 010 475 9666, per e-mail via wstginfo@samenwerking.nl of u kunt in de ochtend ons kantoor bezoeken aan de Stadhouderslaan 181, 3136 BM te Vlaardingen.

Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor bescherming van persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn te vinden op: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/.