Privacyverklaring

 

U huurt bij Samenwerking een woning.
Wij gaan voorzichtig om met uw persoonlijke gegevens en privacy.
We volgen de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring leest u hoe Samenwerking omgaat met uw persoonsgegevens.
Naast de AVG is Samenwerking verbonden aan de Aedescode en governancecode.
Hierin staan afspraken die woningcorporaties over eerlijkheid en betrouwbaarheid hebben gemaakt.

We hebben de belangrijkste vragen en antwoorden over privacy op een rijtje gezet.

Wat zijn persoonsgegevens?:

  • Informatie die direct of indirect iets over u zegt.
    Bijvoorbeeld uw naam, adres, e-mailadres.

Wat is verwerken?

  • Alles wat we doen met de informatie.
    Bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, gebruiken en verwijderen van uw gegevens.

Wat zijn bijzondere persoonsgegevens?

  • Dit is gevoelige informatie .
    Bijvoorbeeld uw bankrekeningnummer, uw inkomen of medische informatie.

 

Waarom verwerkt Samenwerking persoonsgegevens?
We hebben het nodig om afspraken in bijvoorbeeld een huurcontract vast te leggen.

Bijvoorbeeld:
• Huur- of koopovereenkomst;
• Incasso van de huur en betalingen;
• Onderhoud, renovatie en reparatie;
• Contact met onze medewerkers;
• Klantportaal;
• Oplossen van conflicten en klachten.

Wij bieden graag goede dienstverlening

Bijvoorbeeld:  
• Klanttevredenheidsonderzoeken;
• Bestrijden van criminaliteit, fraude en overlast;
• Verbeteren van de woonomgeving
• Als u hulp of zorg nodig heeft;
• Het verbeteren van de website.

We zijn het wettelijk verplicht en houden ons aan de wet.

Bijvoorbeeld:
• Inkomenstoets bij nieuwe verhuur;
• Berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven (administratie);
• Controle van de financiële administratie (door de accountant);
• Het delen van gegevens met andere organisaties, zoals bijv. de Belastingdienst


Van wie verwerkt Samenwerking persoonsgegevens?
Van: (vroegere) huurders, woningzoekenden, kopers, bezoekers, sollicitanten, medewerkers en onze samenwerkingspartners.


Welke persoonsgegevens verwerken wij met name?

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Adres
  • Telefoonnummers
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Woningnet registratienummer
  • Studentennummer


Verwerkt Samenwerking ook bijzondere persoonsgegevens?
Samenwerking verwerkt soms bijzondere persoonsgegevens. We houden ons aan strenge wettelijke regels.

Bijvoorbeeld:

  • Financiën: bankrekeningnummer, inkomensgegevens, betalingsgedrag, gezinssamenstelling, verhuurdersverklaring.
  • Medisch: voor het aanpassen van een woning, gegevens van de GGZ of Jeugdzorg.
  • Gegevens over overlast met bewijsmateriaal (film, foto's, geluidsopnames, correspondentie), gegevens over woonfraude.
     

Hoe gaat Samenwerking met mijn persoonsgegevens om?
Samenwerking respecteert en beschermt uw persoonsgegevens.
We houden ons aan de volgende regels:

1. We gaan vertrouwelijk met uw gegevens om;
2. We gebruiken uw gegevens alleen voor diensten aan u.
3. We verkopen uw gegevens niet aan anderen;
4. We verwerken alleen gegevens die nodig zijn;
5. We bewaren uw gegevens niet langer dan wettelijk mag;
6. We bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor de verwerking ervan;
7. Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde persoonlijke besluitvorming
8. Alleen medewerkers die de gegevens voor het werk nodig hebben, gebruiken de informatie.


Met welke organisaties delen wij gegevens?
Samenwerking gebruikt informatie voor de eigen bedrijfsvoering. Soms is het nodig om informatie te delen met organisaties die voor ons werken. Zoals bijvoorbeeld een aannemer. Wanneer een organisatie voor ons werkt, tekenen zij een overeenkomst met ons. Dat noemen we een verwerkingsovereenkomst. Hierin staat op welke manier ze om moeten gaan met de informatie, en hoe de beveiliging is geregeld.

Als we gegevens delen met gemeentes, deurwaarders en zorgverleners tekenen we een overeenkomst. Hierin staat voor welk doel gegevens gedeeld mogen worden en hoe we ermee omgaan. Daarnaast kunnen organisatie met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht moeten delen.


Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Samenwerking bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Als u bij ons vertrekt als huurder verwijderen wij al uw persoonsgegevens.

In sommige gevallen moeten wij uw persoonsgegevens langer bewaren, maar nooit langer dan de geldende wettelijke bewaartermijnen. Wij werken met de volgende bewaartermijnen:

  • Uw huurdossier wordt maximaal 5 jaar bewaard nadat de huur is geëindigd en alle lopende zaken zijn afgehandeld;
  • Financiële gegevens worden tot 7 jaar bewaard nadat de huur is geëindigd en alle lopende zaken zijn afgehandeld.


Worden uw gegevens buiten de EU gedeeld?
Samenwerking verwerkt alleen persoonsgegevens in een ander land dan Nederland wanneer dat land voldoende bescherming biedt. Wij (laten) alleen persoonsgegevens verwerken binnen de EU. Omdat in de EU dezelfde privacywetgeving (AVG) als in Nederland geldt. Dit geeft een garantie dat uw gegevens op de juiste manier beschermd worden.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Samenwerking is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

Hoe gaat Samenwerking om met een datalek?
Als er ondanks alle beveiliging toch sprake is van een datalek dan melden wij dit, volgens de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens, bij de Autoriteit. Als het datalek ook ongunstige gevolgen heeft voor uw persoonlijke levenssfeer dan melden wij dit ook aan u. 

Welke rechten heb ik als het gaat om de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Als huurder van Samenwerking heeft u de volgende rechten:

Informatie
Samenwerking is verplicht om huurders duidelijk te informeren over hoe wij omgaan met de persoonsgegevens. Samenwerking kiest ervoor om dat met deze privacyverklaring te doen. We geven extra informatie als u dat ons vraagt.

Inzage
U heeft het recht om te zien welke persoonsgegevens Samenwerking van u verwerkt.

Correctie
Als de persoonsgegevens die Samenwerking van u verwerkt niet juist of niet compleet zijn, heeft u het recht om deze aan te laten passen.

Verwijdering
Samenwerking is verplicht uw persoonsgegevens te verwijderen na afloop van de bewaartermijn of als wij uw gegevens niet langer nodig hebben. Daarnaast kunt u zelf een verzoek tot verwijdering indienen. Samenwerking verwijdert uw persoonsgegevens zodra u een geldig bezwaar heeft gemaakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. Wanneer er wettelijke termijnen gelden, kunnen wij uw gegevens niet verwijderen.

Bezwaar
Wanneer Samenwerking gegevens verwerkt op grond van gerechtvaardigd belang, algemeen belang of toestemming, is het mogelijk hier bezwaar tegen te maken.

Beperking
In bepaalde gevallen kunt u gebruik maken van uw recht op beperking van de verwerking. Dit recht houdt in dat u in sommige gevallen aan Samenwerking mag vragen uw gegevens niet te gebruiken. Dit recht gaat samen met een van de volgende rechten: correctie, verwijdering of bezwaar. U heeft bijvoorbeeld het recht om het gebruik van incorrecte gegevens te laten beperken, zolang deze niet worden gecorrigeerd door Samenwerking.

Het recht om gegevens over te dragen
Als u er om vraagt moet Samenwerking alle digitale persoonsgegevens die wij van u hebben gekregen doorsturen naar uzelf, of een andere door u gekozen organisatie. Zo kunt u bijvoorbeeld de gegevens makkelijk doorsturen als u huurder wordt bij een andere verhuurder. U kunt alleen van dit recht gebruik maken als de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst.


Verzoek indienen
Als u gebruik wilt maken van bovenstaande rechten kunt u hiervoor een verzoek indienen bij Samenwerking. Voordat wij uw verzoek in behandeling nemen, vragen wij u om legitimatie met een geldig identiteitsbewijs. Als u een verzoek heeft ingediend ontvangt u binnen een maand reactie van ons. Als dit niet lukt informeren wij u op tijd over de redenen van de vertraging. Bij een inzage of gegevensoverdracht kunt u de kopieën bij ons op kantoor afhalen op vertoning van een geldig identiteitsbewijs.

Samenwerking heeft het recht om een verzoek af te wijzen. Bijvoorbeeld wanneer iemand binnen een bepaalde periode meerdere keren hetzelfde verzoek indient. Samenwerking laat binnen een maand weten waarom uw verzoek is afgewezen. Als u het niet eens bent met de afwijzing kunt terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens of u kunt een procedure starten bij de rechtbank.


Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?
Samenwerking vindt het belangrijk dat u tevreden bent en blijft.
Toch kan het voorkomen dat u als huurder niet tevreden bent. Laat het ons weten.

U kunt ons zo bereiken:
• Bellen: 010 475 9666
• Mailen: wstg@samenwerking.nl
• Bezoeken: Stadhouderslaan 181, 3136 BM in Vlaardingen.
• Schriftelijk: Woningstichting Samenwerking, Postbus 206, 3130 AE Vlaardingen


Kan Samenwerking dit document wijzigen?
Ja, dit privacyreglement kan wijzigen. Als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn, dan passen wij het privacy statement daarop aan. De nieuwste versie van ons privacy statement kunt u steeds terugvinden op www.samenwerking.nl.